The taxi is waiting. The drapes are drawn and the door double-locked, but a pang of anxiety persists. After all, you’re leaving your special dream dwelling by the bay to fly north, while the pounding surf continues to spray the patio doors, and the balcony plants bake in the Vallarta sun. The telephone and electric bills keep turning up regularly, and you agonize that, somewhere, a pipe will leak, creating a small lake before you return.

Whether your condo is your private home or a comfortable property purchased to produce rental income, it’s a major investment. And taking care of this asset from afar can be challenging. Worse, it may demand more time and effort than you would like to give it. After all, when you’re not in Vallarta, you still have a life – probably even busier than the one here. So, instead of leaving the extra set of keys with a neighbor or la muchacha, think about relying on a professional property manager to keep your home in perfect shape, ready to be enjoyed by you, your guests or rental clients.

As with most things in life, you’ll want to know how much all this responsible care will cost. And, as is often the case, the answer is “it depends.” The size of your “unit,” usually based on the number of bedrooms, and the services you contract are usually the determining factors. A basic package for people not renting to others would probably include the following:

• Paying utilities, maid, pool maintenance and gardener, if applicable
• Providing personnel, such as maids and gardeners
• Paying property tax
• Paying any association dues
• Ensuring everything is working before your arrival
• Inspecting property once per week and reporting to you any required maintenance
• Making monthly inspections and accounting reports

And, naturally, for a fee, everything from restocking your bar and picking you up at the airport to feeding your pet parakeet in your absence is available.

Even more help from a manager is necessary if you’ll be renting out your abode. In some cases, the company may market your property and handle rentals. If the company also manages your home, its rental commission may be reduced, and it will take care of all details. Otherwise, if you rent the property yourself or through an unrelated real estate agency, your property manager should simply charge a fee for greeting your guests and making sure their stay is something they would like to repeat. The manager will also need to inspect the property after the tenant leaves and report any damages or problems.

“Professional” is sometimes a relative term here in Mexico. With the explosion of building around the bay, the number of property management firms has proliferated. Note that there is no licensing prerequisite or training requirement for property managers in Mexico. Moreover, these services are available from a number of sources: your condominium organization, real estate agencies, the lady up the street and management companies of all sizes. Thus, you’ll need to give up some beach time on an early visit and devote it to investigating who will best handle your home.

Start by asking friends and neighbors for recommendations, but make sure you’re the one who is comfortable handing over your keys. Do you want a large organization, with a wide network and many employees, or a smaller concern, where you’re always dealing with the same people? Remember that your manager will be the primary contact for any tenant or guest in Vallarta.

Some points you may want to consider follow:

• Is the staff fully bilingual?
• Is there a 24-hour emergency contact for you and guests? What are office hours?
• How and where do guests check in?
• What is the minimum amount to be held in your personal fund?
• What type of comprehensive monthly operating statement you will receive? Is there flexibility in the types of reports that can be provided?
• Will the company negotiate rental agreements, collect rent and track tenant deposits? Will the company keep a rental calendar for you?
• Does the company provide construction management, if required?
• If you care, what types of technology are used? Is there is an online system to review accounts at any time?
• How many homes do they manage? What is the size of the staff?
• Does the firm specialize in a particular type of property (condos, large homes, long- or short-term rentals)?

In your interview, try a hypothetical situation. Ask how the manager would handle a three-week renter who shows up with a dog despite your “No Pets” policy. Inquire about “key control” policies in the office; you don’t want anyone using your place for a party!

Make sure the company understands that the most important thing for both you and your renters is making sure everyone has a great, stress-free time. If there are special requests or someone needs help scheduling an area tour, the manager should have the ability to respond. And to get the best from your property manager, remember to be a good client!

Don’t make unreasonable demands, and try to avoid last minute changes. You’re not the only client!

Spanish below

El taxi esta esperando. Las cortinas están cerradas y la puerta tiene doble llave, pero la ansiedad persiste. Después de todo, estas abandonando tu vivienda de ensueño en la bahía para volar hacia el norte, mientras que la brisa continua rociando las puertas del patio y las plantas del balcón se asolean bajo el sol de Vallarta. Las cuentas de luz y teléfono seguirán llegando a la puerta regularmente y tu agonizas porque, en algún lugar, una tubería goteará, creando un pequeño charco antes de que regreses.

No importa si el condominio es tu casa particular o una cómoda propiedad adquirida para generar un ingreso, de cualquier manera es una gran inversión. Y hacerte cargo de estos bienes a distancia puede ser demandante. Peor aún, puede exigirte más tiempo y esfuerzo del que puedes darle. Después de todo, cuando no estas en Vallarta, sigues teniendo vida - probablemente una más ocupada de la que tienes aquí. Por tanto, en lugar de dejar un juego extra de llaves con el vecino o con “la muchacha”, piensa en darle esa confianza a un administrador profesional que mantenga tu hogar en perfecta forma, listo para ser disfrutado por ti, tus invitados o tus inquilinos.

Como en la mayoría de las cosas de la vida, seguramente quieres saber cual será el costo por este cuidado profesional. Y, como ocurre a menudo, la respuesta es “depende”. El tamaño de la “unidad”, que usualmente se basa en el número de habitaciones y los servicios que contrates son comúnmente los factores determinantes. Un paquete básico para quienes no rentan su propiedad, podría incluir lo siguiente:

• El pago de utilidades, sirvienta, mantenimiento de la alberca y jardinero, si aplica.
• Proveer el personal, tales como sirvientas y jardineros. 
• El pago de los impuestos de la propiedad.
• El pago de cualquier deuda relacionada con la propiedad.
• Asegurarse de que todo esté funcionando antes de tu llegada.
• Inspeccionar la propiedad una vez a la semana y reportar cualquier mantenimiento que sea requerido.
• Realizar inspecciones mensuales y reportes de contabilidad.

Y, naturalmente, por un costo, todo desde abastecer tu bar y recogerte en el aeropuerto, hasta alimentar en tu ausencia al perico que tienes como mascota, está disponible. 

Se necesita aún más ayuda de un administrador si piensas rentar tu propiedad. En algunos casos, la compañía comercializará tu propiedad y manejará las rentas. Si la compañía también administra tu casa, la comisión de la renta puede ser reducida y se hará cargo de todos los detalles. De otra manera, si tu mismo pones en renta la propiedad o mediante una agencia de bienes raíces sin relación con el administrador, esté deberá simplemente cobrar una cuota por recibir a tus inquilinos y asegurarse de que su estadía sea algo que quieran repetir. El administrador también tendrá la necesidad de inspeccionar la propiedad después de que los inquilinos se hayan ido y reportar cualquier daño o problema.

El termino “Profesional” es en algunas ocasiones relativo en México. Con la explosión de edificios alrededor de la bahía, el número de compañías responsables del manejo de propiedades ha proliferado. Nótese que no existe ningún tipo de licencia como requisito o entrenamiento requerido para los administradores de la propiedad en México. Además, estos servicios están disponibles en un sinnúmero de lugares: la administración de los condóminos, agencias de bienes raíces, la señora al final de la calle y compañías administradoras de todos tamaños. Así que, tendrás que renunciar a un rato en la playa y destinarlo a investigar quien administrará mejor tu propiedad. 

Empieza por preguntar a tus amigos y vecinos cuales son sus recomendaciones, pero asegúrate de ser tú quien este cómodo al entregar las llaves de tu casa. ¿Buscas una organización grande, con una red muy amplia y muchos empleados, o una empresa pequeña, donde siempre trates con las mismas personas? Recuerda que tu administrador será la primera persona a contactar para cualquier inquilino o huésped en Vallarta. 

Algunos puntos que debes considerar son:

• Es el personal 100% bilingüe?
• Existe una persona que pueda ser contactada las 24 horas por ti o tus huéspedes en caso de alguna emergencia? ¿Cuales son las horas de oficina?
• ¿Cómo y dónde deben registrarse los huéspedes?
• ¿Cuál es la cantidad mínima que tendrás en tu fondo personal?
•  ¿Qué tipo de reporte mensual recibirás? ¿Existe flexibilidad en el tipo de reportes que te pueden presentar?
• ¿Negociará la compañía los contratos de arrendamiento, cobrará la renta y rastreará los depósitos de los inquilinos? ¿Llevará la compañía un calendario de rentas por ti?
• ¿Proveé la compañía algún servicio de construcción, si se requiere?
• Si es de tu interés, ¿qué tipo de tecnología es utilizada? ¿Existe algún sistema en línea para revisar las cuentas en cualquier momento?
• ¿Cuántas casas administran? ¿Con que tanto personal cuentan?
• ¿Se especializa la firma en algún tipo de propiedades en particular (condominios, casas grandes, rentas de corto o largo plazo)?

En la entrevista, menciona una situación hipotética. Pregunta al administrador como trataría con un inquilino de tres semanas que llega con un perro a pesar de la política de no admitir mascotas. Infórmate sobre la política del manejo de las llaves en la oficina; ¡no quieres que nadie utilice tu casa para una fiesta! 

Asegúrate que la compañía entienda que lo más importante para ti y tus inquilinos, es asegurarse de que todos pasen unos días increíbles y libre de estrés. Si se presenta alguna solicitud especial o alguien necesita ayuda al programar un paseo por el área, el administrador debe tener la habilidad de responder. Y para obtener lo mejor del administrador de tu propiedad, ¡recuerda ser un buen cliente! 

No hagas peticiones irracionales y trata de evitar cambios de ultimo momento. ¡No eres el único cliente!